文書管理システム導入前に知っておくべきこと

こんにちは、スクーティー代表のかけやと申します。
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弊社は生成AIを強みとするベトナムオフショア開発・ラボ型開発や、生成AIコンサルティングなどのサービスを提供しており、最近はありがたいことに生成AIと連携したシステム開発のご依頼を数多く頂いています。
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​​​文書管理は、企業の業務効率化と情報保護の両方を支援する重要なツールです。今日のビジネス環境では、デジタル変革が進む中で、文書のデジタル化はもはや避けられない流れとなっています。

​​​文書管理は、文書の作成、保管、アクセス、および管理を効率化し、企業が情報をより効果的に活用できるように設計されています。特に、法的要件や規制遵守の厳しい業界では、適切な文書管理が業務の透明性を高め、監査対応の効率を向上させるために不可欠です。

​この記事では、文書管理システムの基本機能から選定のポイント、効果的な利用方法や、導入前に検討すべき事項に至るまでを詳しく解説しています。

文書管理システム導入時の主要な課題

文書のアクセス性と検索効率の問題

文書管理システムを導入する際、最も一般的な課題の一つが文書のアクセス性と検索効率です。企業がデジタル化を進める中で、システムが直面する主な問題は、情報への迅速なアクセスと効率的な検索機能の不足にあります。例えば、文書管理システムがうまく設計されていない場合、ユーザーは必要な文書を見つけるために多くの時間を費やすことになります。

この課題を解決するためには、システム設計の初期段階で、ユーザーの利用シナリオを詳細に分析し、どのような文書が頻繁にアクセスされるのか、また、どのキーワードで検索されることが多いのかを理解することが重要です。

​これに基づいて、文書管理システムは、文書のメタデータを適切に設定し、高度な検索アルゴリズムを採用することで、ユーザーが必要とする情報を素早く見つけられるように構築する必要があります。

また、電子帳簿保存法に準拠した文書管理システムを選択することも、法的要件を満たす上で不可欠です。この法律は、企業が電子的に保存する帳簿や書類の取り扱いについて定めたものであり、適切なシステムを使用することで、監査の際の透明性が保たれ、法的リスクを軽減することができます。

文書のアクセス性と検索効率の問題は、文書管理システムの設計と機能に密接に関連しています。企業は、システムの選定と設計において、これらの要素を重視することで、業務の効率化と情報の安全管理を実現することができます。

セキュリティリスクとデータ保護

文書管理システムを導入する際には、セキュリティリスクとデータ保護の課題にも十分な注意を払う必要があります。特に、企業の機密情報や顧客データを扱うシステムでは、これらの問題は避けて通れません。

​文書管理システムが充分なセキュリティ機能を備えていない場合、データ漏洩のリスクが高まり、企業の信用失墜や法的責任を問われる可能性があります。

この課題に対処するため、システム選定の際にはセキュリティ機能を重視することが不可欠です。具体的には、データの暗号化、アクセス制御、監査ログの保持といった機能が必要です。

データの暗号化は、不正アクセスがあった場合でも情報が読み取られることを防ぎます。アクセス制御は、権限のないユーザーが重要な情報にアクセスするのを防ぎ、監査ログは誰がいつどの文書にアクセスしたかを記録し、不審な動きを追跡するのに役立ちます。

また、文書管理システムは、電子帳簿保存法に準拠している必要があります。この法律は、企業がデジタル化する文書の管理において、特定の保護と監査基準を満たすことを要求しています。適切なシステムを選択することで、これらの法的要件を遵守し、企業の法的リスクを軽減することが可能です。

セキュリティリスクとデータ保護は、文書管理システムの導入において最も重要な考慮事項の一つです。企業は、これらのリスクに対処するために、高いセキュリティ機能を備えたシステムを選定し、適切な管理と保護策を講じることが求められます。​

規制遵守と監査対応の難しさ

文書管理システムの導入において、規制遵守と監査対応は特に複雑な課題です。企業は多くの場合、業界特有の規制や国際的な法規制に従う必要があり、これらの要件を満たすためには、文書管理プロセスが適切に設計されていることが不可欠です。例えば、金融業界や医療業界では、特定の文書を法定期間以上保持し、随時監査に対応できるようにする必要があります。

文書管理システムがこれらの要件に適切に対応するためには、規制遵守のための機能が組み込まれている必要があります。これには、文書のライフサイクル管理、アクセス権限の厳格な管理、および改ざん防止機能が含まれます。また、システムは監査のための詳細なログ情報を提供し、必要に応じて迅速に文書を取り出せるようにする機能も必要です。

電子帳簿保存法などの法規制に対応することも、文書管理システムの重要な機能の一つです。この法律は、デジタル形式で保存された文書が法的な要件を満たしていることを保証するために、企業に一定の基準を課しています。適切なシステムを採用することで、これらの要件を効率的に遵守し、監査時のリスクを最小限に抑えることができます。
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結論として、規制遵守と監査対応の課題は、文書管理システムの設計と機能に深く関連しています。企業は、これらの課題に対応するために、適切に機能する文書管理システムを選定し、継続的にシステムの更新と監視を行うことが重要です。これにより、企業は法的要件を確実に満たし、監査対応の準備を整えることができます。

文書管理システム導入の具体的ステップ

①ニーズ分析とソリューションの選択

ニーズを正確に分析
どのような文書が管理されるべきか、どの業務プロセスが最も効率化の恩恵を受けるかを明確にします。また、従業員からのフィードバックを集め、彼らが日常的に直面している問題点を理解することも重要です。これにより、求めるシステムの機能が具体的に定義できます。

文書管理ソリューションを比較検討
この選択プロセスでは、機能性だけでなく、コスト、ユーザーフレンドリネス、サポート体制、アップグレードの容易さも考慮する必要があります。例えば、文書の検索効率を高めるためには、強力な検索機能を持つシステムが望ましいですし、セキュリティが重視される場合は、高度なセキュリティ機能を備えたソリューションを選ぶべきです。

また、電子帳簿保存法に対応した文書管理システムの選択は、規制遵守の観点からも極めて重要です。適切なシステムを導入することで、法的要件の遵守が保証され、将来的に発生するかもしれない法的問題から企業を守ることができます。

ニーズ分析とソリューションの選択は、文書管理システム導入プロセスにおいて基本的かつ重要なステップです。企業は、この段階で正確なニーズ分析を行い、その結果を基に最適な文書管理システムを選定することで、効率的かつ効果的な文書管理が可能になります。

②システム評価とパイロットテスト

文書管理システム導入の重要なステップの一つに、システム評価とパイロットテストがあります。このプロセスでは、選択されたソリューションが実際の業務環境での要件を満たすかを確認します。パイロットテストは、システム導入前に潜在的な問題を特定し、解決する機会を提供するため、不可欠です。

パイロットテストを開始するにあたっては、実際の業務に近い条件でシステムを運用する部門やチームを選定します。ここでの目的は、日常の業務プロセスにシステムを組み込み、ユーザーの反応とシステムの性能を評価することです。重要なのは、実際の文書管理のシナリオを再現し、文書のアップロード、検索、アクセス、保管の各機能を試すことです。

評価の過程では、システムのユーザビリティ、性能、およびセキュリティが重視されます。例えば、ユーザーが直感的に操作できるか、検索結果が迅速に得られるか、また、セキュリティプロトコルが企業のポリシーと一致しているかなどが評価されます。このフィードバックは、システムの最終的な調整や改善に非常に有効です。

また、パイロットテストでは、文書管理システムが電子帳簿保存法などの規制遵守要件をどの程度満たしているかも検証されます。この法律はデジタル文書の保存に関する厳格な規定を設けており、システムがこれを適切にサポートしているかが重要になります。

システム評価とパイロットテストは、文書管理システムが企業の具体的な要求に適応できるかを判断するための重要なステップです。これにより、システムの導入後のサプライズを避け、効率的な運用を確保することが可能になります。

③システム導入とユーザー適応

文書管理システムの導入とユーザー適応は、プロジェクトの成功にとって非常に重要な段階です。このプロセスでは、システムを組織全体に展開し、全てのユーザーが新しいシステムに慣れるよう支援します。導入の成功は、技術的な実装だけでなく、ユーザーの受け入れと適応に大きく依存します。

システムの導入計画立案
システムの導入計画を詳細に立て、IT部門と業務部門の連携を確保することが重要です。導入計画には、システム設定、データの移行、および従業員へのトレーニングが含まれます。データの移行は特に慎重に行われるべきで、既存の文書が新システムに正確に転送されることを保証し、データの損失や破損がないようにします。

ユーザートレーニングとサポート体制の構築
効果的なトレーニングプログラムは、従業員が新しいシステムの機能と操作を理解し、日常業務に活用できるようにするためのものです。トレーニングは、ハンズオンセッション、ビデオチュートリアル、FAQシート、ヘルプデスクサポートなど、多岐にわたる方法で提供されるべきです。

ユーザーのフィードバックを定期的に収集
システムの改善点を特定することも重要です。初期の段階で遭遇するかもしれない問題に迅速に対応することで、ユーザーの満足度を保ち、システムの受け入れを促進します。

さらに、文書管理システムは、電子帳簿保存法に準拠していることが求められるため、この遵守も確認しながら進める必要があります。これにより、法的要件を満たすと同時に、企業が安全で効率的な文書管理環境を実現できます。

システム導入とユーザー適応は、技術的な実施と同じくらい、組織の文化と運用に適合させることが重要です。この段階を丁寧に実行することで、文書管理システムはその真の価値を発揮し、企業の業務効率と情報保護を大幅に向上させることができます。

このシステム導入のフェーズで、紙の文書を電子データ化する作業が必要になります。ここは人手を割く必要があるため、結局ここで頓挫してしまうケースが散見されます。

従来のOCRサービスでは、読み取る文書が定型である必要があり、どこに何が記載されているかわかっている文書でないと読み取り精度がでないことが、データ化の作業の効率を下げる原因になります。

​弊社では、「AI文書読み取りサービス」を提供しており、手書きの文書を非定型フォーマットであってもデータ化できるソリューションを提供しています。このソリューションをご活用いただくことで、文書データ化の工数を大きく削減することが可能です。

​文書管理システムの運用と改善

フィードバックの取り入れと改善点の識別

文書管理システムの運用と改善において、フィードバックの取り入れと改善点の識別は極めて重要です。システム導入後も継続的な改善は必要不可欠であり、これによりシステムの効率性、ユーザビリティ、セキュリティが向上します。

まず、運用開始後にユーザーからのフィードバックを積極的に収集する体制を整えることが重要です。フィードバックは、Eメール、専用フォーム、定期的なミーティング、アンケートなど多様な方法で収集できます。こうしたフィードバックには、システムの使い勝手、不具合の報告、機能の改善要望など、実際のユーザーエクスペリエンスに基づく貴重な意見が含まれています。

収集したフィードバックを分析し、改善点を識別する次のステップに移ります。この分析では、問題の頻度、影響の大きさ、解決の緊急性を考慮して優先順位をつけることが重要です。例えば、多くのユーザーから同様の問題が指摘された場合、それは高優先度の問題として扱われるべきです。

改善策を実施する際は、IT部門と業務部門が協力して、技術的な解決策とともに業務プロセスの調整を行います。改善策の効果を確認するためには、実施後も継続的にモニタリングを行い、必要に応じてさらなる調整を加えることが必要です。

また、システムのセキュリティ面での改善も常に考慮されるべきです。セキュリティインシデントの報告や脆弱性の発見に基づいて、防御策を強化し、リスクを最小化します。

結論として、フィードバックの取り入れと改善点の識別は、文書管理システムの運用を成功に導くための鍵です。ユーザーからの直接的な意見を反映させることで、システムはより効率的かつ安全に機能し、組織全体の生産性向上に寄与します。

継続的な技術アップデートと研修

文書管理システムの運用と改善において、継続的な技術アップデートと研修は必要不可欠な要素です。技術が進化するにつれて、システムの機能を最新の状態に保つことは、セキュリティの確保や効率の維持に直接影響します。

まず、技術アップデートには、システムのセキュリティパッチの適用、新機能の追加、既存機能の改善が含まれます。これらのアップデートは、サイバーセキュリティの脅威から保護するために特に重要です。例えば、不正アクセスやデータ漏洩を防ぐために、最新のセキュリティ技術を常に導入する必要があります。

次に、研修プログラムの実施です。技術アップデートが行われた際には、ユーザーが新しい機能や改善された操作方法を理解し、効果的に活用できるようにするための研修が不可欠です。研修は、オンラインセミナーやワークショップ、チュートリアルビデオなど、多様な形式で提供されるべきです。これにより、ユーザーはシステムの全機能を適切に使いこなすことができ、作業の効率化が図られます。

また、定期的な研修は、ユーザーが技術変化に適応し続けるためのサポートとしても機能します。新しい文書管理のベストプラクティスや業界のトレンドを学ぶことで、従業員は自身のスキルを維持し、向上させることが可能です。

結論として、継続的な技術アップデートと研修は、文書管理システムの持続的な効果を保証し、ユーザーの能力を高めるために重要です。これにより、システムは常に最新の状態を保ち、組織全体の文書管理の効率と安全性が向上します。​

プロセスの自動化と効率化

文書管理システムの運用と改善における重要な側面は、プロセスの自動化と効率化です。システムがしっかりと設計されていれば、日常の文書管理作業を自動化することで、時間の節約と効率の向上が可能となります。

自動化の最初のステップは、文書の作成、分類、保存、検索といった繰り返し発生する作業を標準化することです。例えば、文書のテンプレートを利用することで、一貫性と正確性を保ちつつ、作成時間を短縮できます。また、文書が自動的に適切なカテゴリやタグで分類され、簡単に検索やアクセスが可能になるようなシステムの設定が求められます。

次に、ワークフローの自動化が挙げられます。承認プロセスやレビューサイクルなど、文書の流通に関連するプロセスを自動化することで、作業の進行がスムーズになり、時間のロスが大幅に削減されます。これには、システムが各ステップの関係者に自動的に通知を送り、必要なアクションがタイムリーに行われるようにする機能が必要です。

効率化を図るもう一つの方法は、レポート作成とデータ分析の自動化です。文書管理システムが生成するデータを活用して、ユーザーの行動パターンや文書の使用状況を分析することで、さらなる改善点が見つかります。自動化されたレポートは、管理者がシステムの使用状況をリアルタイムで把握し、必要に応じて迅速に対応を行うための重要なツールとなります。

プロセスの自動化と効率化は、文書管理システムの利用を最大限に活かすために不可欠です。これにより、従業員は煩雑な管理作業から解放され、より創造的で価値の高い業務に集中することが可能になります。

生成AIを活用した文書のデータ化や社内共有のご要望はこちらから

最後までお読みいただき、ありがとうございます！
本記事では文書管理の際の注意点やツールの選定ステップについて記載してまいりました。特に紙面の文書をデータ化する際の手間がかかるという点はご理解いただけたかと思います。

​弊社では、「AI文書読み取りサービス」を提供しており、手書きの文書を非定型フォーマットであってもデータ化できるソリューションを提供しています。

また、デジタル化した文書を社内でスムーズに共有できるAI文書検索「セキュアGAI」も提供しています。
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