【業務効率化】カタログスキャンで時短！

6/12/2024

【業務効率化】カタログスキャンで時短！

こんにちは、スクーティー代表のかけやと申します。

弊社は生成AIを強みとするベトナムオフショア開発・ラボ型開発や、生成AIコンサルティングなどのサービスを提供しており、最近はありがたいことに生成AIと連携したシステム開発のご依頼を数多く頂いています。

商品カタログなどのファイルから必要な情報のみをExcelにコピペするような手作業がたくさん発生していませんか？そのような作業はカタログスキャン（いわゆるOCR）で作業負荷を下げることができます。

カタログスキャンにおいて時間と労力は大きな問題ですが、適切なサービスを選ぶことで、これらの課題を効率的に解決することができます。

デジタル化が進む現代において、カタログや書類の電子化は、情報共有やアクセスの迅速化を促進する重要な手段です。特に、大量の文書を短時間で処理できるスキャンサービスは、多くの企業にとって大きな助けとなっています。

この記事では、カタログスキャンにおける最新の技術とサービスの詳細、そしてそれが如何にして業務効率を向上させるかをご紹介します。

カタログスキャンが必要な業務背景

業界別スキャン需要とその背景

カタログスキャンは、多くの業界で必要とされています。それぞれの業界には独自の背景があり、スキャン需要が高まる理由が存在します。

◉製造業
製品カタログが膨大な量に上ることが多く、これを効率的に管理するためにカタログスキャンが重要です。特に、新製品の投入時期や季節ごとの製品更新に伴い、スキャン業務が必要となります。

◉小売業
商品カタログのデジタル化が店舗運営や在庫管理の効率化に寄与します。多様な商品を扱う小売業では、迅速な情報共有が求められ、デジタル化されたカタログはその実現をサポートします。

◉建設業
資材や設備のカタログスキャンが必要です。建設プロジェクトでは、迅速な意思決定が求められるため、スキャンされたカタログにより情報の即時アクセスが可能となります。

効率化へのスキャン技術の役割

カタログスキャン技術は、業務効率化において重要な役割を果たします。

スキャン技術により、紙媒体のカタログを迅速にデジタル化することが可能となります。これにより、物理的な保管スペースを削減し、検索や管理が容易になるため、作業効率が大幅に向上します。

最新のスキャン技術では、高速スキャンが可能であり、大量のカタログを短時間でデジタル化できます。これにより、手動での入力作業を省略でき、人的ミスの減少も期待できます。また、光学文字認識（OCR）技術を活用することで、スキャンしたカタログの内容をテキストデータとして抽出し、検索性を高めることができます。

さらに、クラウド連携によるスキャン技術も進化しており、デジタル化されたカタログは即座にクラウドに保存され、複数のユーザーが同時にアクセス可能です。これにより、情報の共有とコラボレーションが円滑に行われ、業務のスピードアップに貢献します。

カタログスキャンによる課題解決

効率化を促すスキャン技術の選定

カタログスキャンを効果的に行うためには、適切なスキャン技術の選定が不可欠です。スキャン技術の選定により、業務効率化が促進されるだけでなく、課題解決にも大きな影響を与えます。

◉スキャン速度
業務効率を上げるためには、大量のカタログを短時間でスキャンできる高速スキャナーを選ぶことが必要です。これにより、作業時間を大幅に短縮し、他の業務に時間を充てることができます。

◉解像度の高いスキャナーを選定
細部まで鮮明にデジタル化できます。特に、製品カタログのような詳細な情報が求められる場合、高解像度スキャナーの使用は欠かせません。これにより、デジタル化後のカタログでも視認性が高く、使い勝手が向上します。

◉OCR（光学文字認識）機能を備えたスキャナー
文字情報の抽出に有効です。OCR機能により、スキャンしたカタログからテキストデータを自動的に認識し、データベースへの登録や検索が容易になります。これにより、情報の迅速なアクセスが可能となり、業務効率がさらに向上します。

◉クラウド連携機能を持つスキャナー
クラウドにスキャンデータを保存することで、どこからでもアクセスできるようになり、リモートワークやチームでの共有が容易になります。これにより、業務の柔軟性が高まり、効率化が進みます。

時間とコスト削減の具体的な方法

カタログスキャンによる時間とコストの削減は、具体的な方法を取り入れることで実現可能です。以下にその具体例を示します。

◉業務の自動化
スキャン作業を自動化することで、手作業に伴う時間と労力を大幅に削減できます。自動フィード機能を持つスキャナーを使用することで、複数枚のカタログを一度にスキャンし、作業の効率を上げることができます。また、連続スキャン機能により、大量のカタログを短時間で処理することが可能です。

◉クラウドサービスの利用
スキャンデータをクラウド上に保存することで、物理的な保管スペースが不要となり、コストの削減に繋がります。さらに、クラウドサービスを利用することで、遠隔地からでもデータにアクセスでき、作業効率を向上させます。特に、リモートワークが普及する中で、クラウド連携は非常に有効です。

◉データの一元管理
スキャンしたカタログデータを一元管理することで、検索性が高まり、必要な情報に迅速にアクセスできます。これにより、無駄な検索時間を削減し、業務効率を向上させます。専用のデータ管理ソフトウェアを導入することで、データの整理と管理が容易になり、時間とコストの削減が実現します。

◉外部サービスの活用
カタログスキャンを専門とする外部業者に依頼することで、自社のリソースを節約できます。これにより、スキャン業務にかかる人件費や設備投資を削減することが可能です。外部サービスを利用することで、専門的なスキルを持つスタッフによる高品質なスキャンが期待できます。

実際にカタログスキャンを導入するステップ

初期設定から運用までのプロセス

カタログスキャンを効果的に導入するためには、初期設定から運用までのプロセスをしっかりと把握しておくことが重要です。以下にその具体的な手順を示します。

◉スキャナーの選定と購入
業務のニーズに合ったスキャナーを選ぶことが、スキャン作業の効率化に直結します。高速スキャナーや高解像度スキャナー、OCR機能付きスキャナーなど、自社の要求に応じた機能を持つ製品を選びましょう。

◉ソフトウェアの設定
スキャナーに付属するソフトウェアや専用のデータ管理ソフトウェアをインストールし、初期設定を行います。この際、データの保存先やファイル形式、OCR設定などを適切に設定することが重要です。これにより、スキャン後のデータ管理がスムーズになります。

◉試験運用
少量のカタログを用いてスキャナーとソフトウェアの動作を確認し、問題点を洗い出します。この段階で、スキャン品質や速度、データ管理の効率性を確認し、必要に応じて設定を調整します。

◉本格的な運用に移行
試験運用で得たフィードバックを元に、スキャナーやソフトウェアの設定を最適化し、全てのカタログをスキャンします。スキャン作業の効率を最大限に引き出すために、自動フィード機能や連続スキャン機能をフル活用します。

◉運用開始後の定期的なメンテナンス
スキャナーの清掃やソフトウェアのアップデートを定期的に実施し、常に最適な状態で運用できるようにします。また、スキャンデータのバックアップを定期的に行うことで、データの喪失を防ぎます。

◉効果測定と改善
カタログスキャンの導入による業務効率化の効果を定期的に評価し、必要に応じて改善策を講じます。これにより、継続的な業務効率の向上が期待できます。

成功に導くサービス選択のポイント

カタログスキャンを成功させるためには、適切なサービスを選択することが重要です。以下に、サービス選択の際に押さえておくべきポイントを示します。

◉サービス提供会社の信頼性を確認
信頼性の高い会社は、過去の実績や顧客の評価が高く、安定したサービスを提供しています。事前に口コミやレビューを確認し、信頼できるパートナーを選びましょう。

◉提供される機能とサービス内容を詳細に確認
例えば、高速スキャンが可能か、OCR機能が付いているか、クラウド連携ができるかなど、自社のニーズに合った機能を提供しているかをチェックします。また、導入前のサポートや導入後のサポート体制が充実しているかも重要なポイントです。これにより、導入時や運用中に発生する問題に迅速に対応できます。

◉コストパフォーマンス
スキャンサービスには初期費用とランニングコストがかかりますが、これらが予算内で収まるかを確認します。安価なサービスでも、品質やサポートが不十分であれば逆にコストがかさむ可能性がありますので、総合的なコストパフォーマンスを評価しましょう。

◉カスタマイズの柔軟性
自社の特定のニーズに応じたカスタマイズが可能なサービスであれば、より効果的に利用することができます。例えば、特定のフォーマットでのデータ出力や、特定の業務フローに合わせたスキャン設定などが可能なサービスを選ぶと良いでしょう。

◉試用期間の提供があるかどうか
試用期間を利用することで、実際にサービスを体験し、その機能や使い勝手を確認することができます。この期間に得られるフィードバックを元に、本格導入の判断材料とすることができます。

以上のように、カタログスキャンの成功には、信頼性の高い会社の選定、提供機能とサービス内容の詳細確認、コストパフォーマンスの評価、カスタマイズの柔軟性、そして試用期間の活用が重要です。これらのポイントを押さえることで、自社に最適なスキャンサービスを選び、業務効率化を実現することができます。