【必見】ChatGPTを使った業務改善テクニック10選

5/29/2024

【必見】ChatGPTを使った業務改善テクニック10選

こんにちは、スクーティー代表のかけやと申します。

弊社は生成AIを強みとするベトナムオフショア開発・ラボ型開発や、生成AIコンサルティングなどのサービスを提供しており、最近はありがたいことに生成AIと連携したシステム開発のご依頼を数多く頂いています。

ChatGPTの登場以降、業務の自動化と効率化が新たな段階に入りました。多くの企業がその利用を開始し、それによって業務のスピードと品質が向上しています。では、ChatGPTを使った具体的な業務活用法とはどのようなものでしょうか？

この記事では、異なる業界での10の事例を取り上げ、ChatGPTが業務プロセスをどう改善しているのかを明らかにします。これからChatGPTを導入しようと考えているビジネスパーソンは、ぜひ参考にしてください。

本題に入る前に、生成AIとは何か？ChatGPTとは何か？を確認しておきたい方は、下記の記事を御覧ください。

ChatGPTによる業務効率化の全貌

ChatGPT導入の基本と業務効率化

ChatGPTを業務に導入することで、効率化が期待できます。

ChatGPTは自然言語処理技術を活用したAIであり、様々な業務に対応できる柔軟性があります。具体的な用途としては、問い合わせ対応やデータ分析の自動化などが挙げられます。例えば、カスタマーサポートにおいて、チャットボットとしての役割を果たすことで、従業員の負担を軽減し、迅速な対応が可能になります。

業務効率化の観点から、ChatGPTはプロンプトを活用することで、効率的な作業を実現します。プロンプトとは、AIに対して与える指示文のことで、これにより必要な情報を迅速に取得することができます。例えば、営業報告書の作成において、特定のフォーマットをプロンプトとして入力することで、自動的に報告書を生成することができます。この方法は、手動での作成作業を大幅に削減し、時間の有効活用を可能にします。

さらに、ChatGPTの利点として、24時間対応が挙げられます。人間の従業員が対応できない時間帯でも、AIは休むことなく業務を継続することができるため、業務の効率化に大いに貢献します。これにより、顧客満足度の向上や業務のスムーズな進行が期待できます。

このように、ChatGPTの導入は企業にとって大きなメリットがあります。業務プロセスの効率化とともに、質の高いサービスを提供するためのツールとして、ChatGPTは今後ますます重要な役割を果たすことでしょう。

ただし、ChatGPTを業務利用する場合に、セキュリティや情報の取り扱いには十分にご注意ください。こちらの記事「ChatGPTの落とし穴：情報漏洩事例と対応策」に詳しく記載しています。

企業におけるChatGPTの利用事例と成果

ChatGPTは、多くの企業で業務プロセスの効率化に貢献しています。

◉カスタマーサポート
ChatGPTを活用したチャットボットが導入され、顧客からの問い合わせに迅速かつ正確に対応することが可能となります。例えば、あるeコマース企業では、注文状況の確認や返品手続きに関する質問に24時間対応できるシステムを導入し、顧客対応の効率化に成功しています。

◉マーケティング
ChatGPTを用いたキャンペーンのアイデア出しやターゲット市場の分析が行われています。ChatGPTは大量のデータを分析し、最適なマーケティング戦略を提案します。ある広告代理店では、過去のキャンペーンデータを分析し、次のキャンペーンの成功率を予測することで、効果的な施策を打ち出しています。

◉人事部門
人事部門では、ChatGPTを利用して求人票の作成や応募者の履歴書のスクリーニングを自動化し、採用プロセスを迅速化しています。これにより、人事担当者は戦略的な業務に集中でき、全体の業務効率が向上しています。

◉研究開発部門
ChatGPTは新しいアイデアの生成や技術文献の要約に活用されています。例えば、ある製薬会社では、ChatGPTを活用して新薬の開発プロセスを加速させるための情報収集と分析を行い、開発期間の短縮に成功しています。

このように、ChatGPTは様々な業務で効率化と成果向上を実現しています。業務プロセスの自動化と質の向上を目指す企業にとって、ChatGPTは不可欠なツールとなりつつあります。これからのビジネスにおいて、ChatGPTの導入はさらなる競争力向上につながるでしょう。

様々な業界や部署でのChatGPT、及び生成AIの活用方法にご興味のある方は、こちらの資料を無料でダウンロードいただけます。ですぐに使える！ChatGPTや生成AIの業務活用術

ChatGPTが変革するビジネスプロセス

ChatGPTはビジネスプロセスを根本から変革し、多くの企業において効率化と革新をもたらしています。

◉業務の自動化
ChatGPTは、自然言語処理技術を活用して、問い合わせ対応やデータ入力などの単純作業を自動化し、従業員がより創造的な業務に集中できる環境を整えます。例えば、カスタマーサポートにおいて、24時間体制のチャットボットとして利用することで、顧客からの問い合わせに迅速に対応し、満足度を向上させることが可能です。

◉意思決定のサポート
ChatGPTは大量のデータを分析し、洞察を提供することで、経営陣の意思決定を支援します。例えば、市場の動向を予測し、最適な戦略を提案することで、企業の競争力を高めることができます。具体例として、ある企業では、ChatGPTを利用して競合分析を行い、製品開発の方向性を迅速に決定しています。

◉ドキュメント作成の効率化
ChatGPTは、会議の議事録や報告書の自動生成に活用されており、これにより従業員の作業負担が軽減されます。例えば、営業部門では、商談の記録をChatGPTにより自動生成し、効率的に共有することで、チーム全体の生産性が向上しています。

このように、ChatGPTは業務の多岐にわたる分野でその能力を発揮し、ビジネスプロセスの改善を実現しています。企業はChatGPTを導入することで、単なる作業の効率化だけでなく、戦略的な意思決定の質を高めることができるでしょう。これからもChatGPTの技術進化とともに、ビジネスの在り方は大きく変わり続けると期待されます。

ChatGPTを業務活用する事例10選

①メール自動応答による時間削減実績

ChatGPTを活用することで、メールの自動応答が可能となり、大幅な時間削減が実現できます。

まず、メールの自動応答システムを導入することで、日常的な問い合わせや簡単な確認事項に対する対応時間が大幅に短縮されます。例えば、よくある質問（FAQ）に対する回答や、受注確認メールの自動送信などが可能です。これにより、従業員はより重要な業務に集中できるようになります。

あるIT企業では、ChatGPTを用いたメール自動応答システムを導入しました。このシステムにより、顧客からの技術サポートに関する問い合わせメールに対して、自動的に適切な回答を送信することができます。この結果、担当者が一つ一つのメールに手動で対応する必要がなくなり、回答速度が向上するとともに、対応品質の均一化も実現しました。

さらに、営業部門においても、ChatGPTを活用したメール自動応答は大きな効果を発揮します。新規問い合わせに対して迅速に応答することで、顧客の関心を引き続けることができ、商談の機会を逃さずに済みます。例えば、商品やサービスに関する情報提供メールを自動で送信することで、迅速なフォローアップが可能となり、成約率の向上に貢献しています。

また、内部コミュニケーションにおいても、ChatGPTは有用です。例えば、社内の連絡事項や会議のアジェンダを自動で配信することで、従業員間の情報共有がスムーズに行えます。このように、メール自動応答の導入により、時間の節約だけでなく、業務全体の効率化が図れます。

②効率的な会議運営：自動要約とタスク整理

ChatGPTを活用することで、会議運営の効率化が実現します。

会議の自動要約機能により、議事録作成の手間が大幅に削減されます。会議内容をリアルタイムで分析し、重要なポイントを抽出することで、簡潔な議事録を迅速に作成できます。例えば、会議終了後すぐに要約が配信されるため、参加者全員が情報を共有しやすくなります。

ある大手企業では、ChatGPTを利用した会議の自動要約システムを導入しました。このシステムは、会議中の発言をリアルタイムで解析し、重要な決定事項やアクションアイテムを自動的に要約します。その結果、手動での議事録作成に比べて時間が大幅に短縮され、ミスも減少しました。

次に、タスク整理の効率化です。会議中に決定されたタスクを自動的に整理し、各担当者に適切に割り振ることで、後続の業務がスムーズに進行します。例えば、プロジェクト管理ツールと連携し、会議で決定されたタスクを自動で入力・配信することで、タスク管理の手間を軽減します。

あるIT企業では、ChatGPTを用いたタスク整理システムを導入し、会議中のアクションアイテムを自動でプロジェクト管理ツールに反映させています。このシステムにより、会議後すぐにタスクが明確になり、担当者は速やかに行動に移ることができるため、プロジェクトの進行が加速しました。

さらに、ChatGPTは会議準備でも役立ちます。例えば、過去の会議記録を分析し、次回会議のアジェンダを自動で作成することで、準備時間を短縮します。このように、会議の全プロセスにおいてChatGPTを活用することで、業務効率が大幅に向上します。

③高速文書生成とその品質向上

ChatGPTは、高速文書生成においても優れた能力を発揮し、業務の効率化に大きく貢献します。

まず、文書生成の迅速化により、従業員がより重要なタスクに集中できるようになります。例えば、日常的な報告書や会議議事録の作成をChatGPTに任せることで、作業時間を大幅に短縮することが可能です。これにより、他の戦略的な業務にリソースを割り当てることができます。

ある金融機関では、ChatGPTを活用して定期的な市場分析レポートを自動生成しています。このシステムにより、従来は数時間かかっていたレポート作成がわずか数分で完了するようになりました。さらに、ChatGPTは最新の市場データをリアルタイムで取り込み、分析結果を含む高品質なレポートを提供します。これにより、レポートの信頼性と有用性が向上し、経営判断の質も高まりました。

また、品質向上の観点から、ChatGPTは文書の一貫性と正確性を保つための強力なツールとなります。例えば、技術文書やマニュアルの作成において、専門用語やフォーマットの統一を自動的に行います。これにより、ドキュメントの品質が均一化され、読者にとって理解しやすいものとなります。

さらに、ChatGPTは文書の校正や編集にも活用できます。自動校正機能を利用することで、文法やスペルの誤りを迅速に修正し、全体の品質を高めることが可能です。例えば、ある出版社では、ChatGPTを用いて原稿の初校正を行い、編集者の負担を軽減しています。これにより、編集プロセス全体の効率が向上し、出版までの時間が短縮されました。

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④AIによるカスタマーサポートとその応答改善

ChatGPTを活用したカスタマーサポートは、顧客対応の効率化と品質向上に大きく貢献します。

まず、AIによる自動応答システムは、24時間体制で顧客からの問い合わせに対応できるため、顧客満足度を向上させることができます。これにより、夜間や休日の対応も可能となり、顧客がいつでも必要な情報を得られる環境が整います。

ある通信企業では、ChatGPTを用いたカスタマーサポートチャットボットを導入しました。このシステムにより、契約内容の確認や請求に関する問い合わせなど、よくある質問に対して迅速に対応することができます。その結果、カスタマーサポート担当者の負担が軽減され、複雑な問題や高度なサポートが必要な問い合わせに集中できるようになりました。

さらに、AIによる応答改善の観点から、ChatGPTは常に学習と改善を続けることができます。顧客からのフィードバックをもとに、回答の質を向上させるためのトレーニングを行うことで、より的確で満足度の高い応答が可能となります。例えば、自然言語処理技術を駆使して、顧客の意図を正確に理解し、最適な回答を提供することができます。

また、ChatGPTは多言語対応にも優れています。これにより、グローバルな顧客に対しても一貫した高品質なサポートを提供することができます。ある多国籍企業では、複数言語に対応したChatGPTを導入し、各地域の顧客に迅速かつ適切な対応を行っています。これにより、顧客満足度の向上とともに、サポートコストの削減も実現しました。

⑤データ入力の自動化とその効率化

ChatGPTを活用することで、データ入力の自動化と効率化が実現します。

まず、データ入力の自動化により、手作業でのデータ処理が大幅に削減されます。これにより、ミスの発生が減り、精度の高いデータ管理が可能となります。例えば、顧客情報や取引データの入力をChatGPTに任せることで、迅速かつ正確にデータが処理され、業務効率が向上します。

ある保険会社では、ChatGPTを利用して新規契約のデータ入力を自動化しています。このシステムは、顧客がオンラインフォームに入力した情報を自動的にシステムに反映させることで、担当者が手動でデータを入力する手間を省いています。その結果、データ入力の速度が大幅に向上し、契約処理にかかる時間が短縮されました。

さらに、ChatGPTはデータ入力の効率化にも貢献します。例えば、定型フォーマットの書類や報告書のデータを自動で抽出し、システムに入力する機能があります。これにより、毎日のルーチン業務にかかる時間を大幅に削減できます。ある物流会社では、配送情報のデータ入力をChatGPTに任せることで、データ処理の効率化を図っています。これにより、従業員は他の重要な業務に集中できるようになり、全体の業務効率が向上しました。

また、データ入力の精度向上も期待できます。ChatGPTは、誤ったデータ入力を自動的に検出し、修正する機能を備えています。例えば、金融機関では、ChatGPTを活用してトランザクションデータの入力と検証を行うことで、データの正確性を確保しています。このように、データの品質が向上することで、後続の業務プロセスにも良い影響を与えます。

⑥アイデア出し

ChatGPTはアイデアの整理や新しい発想を得るのに非常に有用です。理由としては、プロンプトの工夫によって具体的なアイデアやプランを引き出せるためです。

例えば、「健康食品の販売促進プランを考える」というシンプルな質問では一般的な答えしか得られませんが、ターゲットを「50代〜70代の体力の衰えを感じている人」と具体的に設定すると、高齢者向けのイベントやデザイン変更などの具体的な提案が得られます。

また、プロンプトに目的を明記することで、新規顧客獲得のための紹介制度やSNSでの体験談共有など、より具体的なプランが示されるようになります。

さらに、結果を表形式で出力するよう指示することで、見やすく整理されたアイデアが得られます。このように、ChatGPTを使うことで、短時間で多くの有用なアイデアを得ることができ、業務効率の向上にもつながります。

⑦プログラミング支援：コード生成と最適化

ChatGPTはプログラミング支援においても非常に有効で、コード生成と最適化の両面で開発者をサポートします。

まず、コード生成の効率化についてです。ChatGPTは自然言語での要求を基に、必要なコードを自動生成することができます。これにより、開発者は時間を節約し、より高度な課題に集中できるようになります。例えば、新しい機能を追加する際に、基本的なコードの骨組みをChatGPTに生成させ、その後の詳細な調整に専念することができます。

具体的な事例として、あるスタートアップ企業では、ChatGPTを利用してプロトタイプのコード生成を行っています。要求を入力するだけで、基本的な構造を持つコードが瞬時に生成されるため、開発サイクルが大幅に短縮されました。これにより、迅速な市場投入が可能となり、競争力を高めることができました。

次に、コード最適化についてです。ChatGPTは既存のコードを分析し、効率的なアルゴリズムやデザインパターンを提案することができます。これにより、パフォーマンスの向上やバグの減少が期待できます。例えば、ChatGPTは冗長なコードを識別し、最適化されたコードに置き換えることで、処理速度を向上させます。

あるソフトウェア開発会社では、ChatGPTを用いてコードレビューを行っています。ChatGPTはコードを解析し、パフォーマンス改善やセキュリティ向上のための提案を提供します。これにより、開発者はより高品質なコードを迅速に作成することができ、ソフトウェアの信頼性が向上しました。

さらに、ChatGPTはエラーメッセージの解釈やデバッグ支援も行います。開発者が直面するエラーや問題を迅速に解決するためのヒントや解決策を提示します。例えば、エラーメッセージを入力すると、問題の原因を特定し、具体的な修正方法を提案します。これにより、開発プロセスがスムーズになり、時間の浪費を防ぐことができます。

このように、ChatGPTによるプログラミング支援は、コード生成と最適化を通じて、開発者の効率を大幅に向上させます。企業はこの技術を活用することで、迅速かつ高品質なソフトウェア開発を実現し、競争力を強化することができます。

生成AIを使用したプログラミングに関しては、「生成AIによるコード生成：プログラミングの未来形」に詳しく記載していますので、そちらをご覧ください！

⑧マーケット分析とリサーチの高速化

ChatGPTを活用することで、マーケット分析とリサーチのプロセスが大幅に効率化されます。

まず、膨大なデータを迅速に収集・分析する能力が挙げられます。ChatGPTはインターネット上の公開データや社内データベースをスキャンし、必要な情報を抽出します。これにより、従来数日かかっていたリサーチ作業が数時間で完了することが可能です。

ある市場調査会社では、ChatGPTを用いて競合分析を行っています。このシステムは、競合企業の製品情報や市場動向をリアルタイムで収集し、分析レポートを自動生成します。その結果、迅速に市場の変化に対応するための戦略を立案できるようになり、クライアント企業の競争力を強化しています。

さらに、ChatGPTはデータの整理と視覚化にも優れています。例えば、収集したデータをグラフやチャートとして自動生成する機能があります。これにより、経営層やクライアントに対してわかりやすく情報を伝えることができ、意思決定が迅速化します。あるコンサルティング会社では、ChatGPTを利用して市場調査結果をビジュアル化し、プレゼンテーション資料を効率的に作成しています。

また、ChatGPTはトレンド分析にも役立ちます。過去のデータを基に、現在の市場トレンドや将来の予測を行うことで、ビジネス戦略の策定を支援します。例えば、あるファッションブランドでは、ChatGPTを用いて消費者の購買傾向を分析し、次シーズンのコレクションの企画に反映させています。このように、データに基づいた戦略的な意思決定が可能となり、ビジネスの成功確率が高まります。

さらに、ChatGPTはリサーチ結果のレポート作成も自動化します。リサーチの結果をもとに、包括的な分析レポートを迅速に作成し、関係者に共有することができます。ある広告代理店では、ChatGPTを利用してキャンペーンの効果測定レポートを自動生成し、顧客に対して迅速にフィードバックを提供しています。

⑨課題解決のためのプロンプト活用法

ChatGPTを活用した課題解決手法には、多くの利点があります。

まず、ChatGPTは膨大なデータを迅速に処理し、公平な分析を提供します。このため、問題の本質を見極め、多角的な視点から解決策を見つけることができます。

課題解決のためには、特に「なぜなぜ分析」が有効です。この手法は、問題の原因を探るために「なぜ？」という質問を5回繰り返すものです。ChatGPTを利用することで、このプロセスを効率的に進められます。例えば、製品の売上が低下した場合、その原因をChatGPTに尋ねると、関連するデータを分析し、複数の原因を提示します。これにより、根本的な問題を迅速に特定でき、適切な対策を講じることが可能です。

さらに、ChatGPTは具体的な解決策を提案するだけでなく、その提案の背景にあるデータやトレンドも提供します。これにより、提案の信頼性が高まり、実行可能な戦略を立てやすくなります。例えば、新しいマーケティング戦略を立案する際には、過去の成功事例や市場の動向を元にした具体的なアドバイスを得ることができます。

一方で、ChatGPTの使用には注意点もあります。AIの分析結果はあくまで参考の一つであり、完璧ではありません。人間の感情やニュアンスを完全には理解できないため、最終的な判断には人間の経験と知識が必要です。また、新しい問題や複雑な状況には柔軟に対応できない場合もあります。そのため、ChatGPTの結果を盲信するのではなく、自分自身の判断を加えることが重要です。

⑩研修と教育資料のAIによる自動更新

ChatGPTを活用することで、研修と教育資料の自動更新が可能となり、最新の情報を迅速に反映することができます。

まず、AIによる自動更新機能は、従業員研修の質を向上させるために役立ちます。ChatGPTは最新の業界動向や技術情報を常に取り入れ、これを基に教育資料を更新します。これにより、従業員は常に最新の知識を学ぶことができ、企業全体のスキルアップにつながります。

あるIT企業では、ChatGPTを利用して技術研修資料を自動更新しています。このシステムは、新しいプログラミング言語やフレームワークの情報を定期的に収集し、研修資料に反映させます。その結果、従業員は最新の技術トレンドを学び続けることができ、実務に即したスキルを身につけることができます。

また、ChatGPTは企業の内部資料だけでなく、外部の信頼性のある情報源も参照します。これにより、教育資料の内容が豊富になり、幅広い知識を提供することができます。例えば、医療機関では、ChatGPTを利用して最新の医療ガイドラインや研究成果を教育資料に反映させ、医師や看護師の研修に役立てています。

さらに、ChatGPTは各従業員の学習進度や理解度を分析し、個々のニーズに合わせたカスタマイズされた研修資料を提供することが可能です。これにより、研修の効果が高まり、従業員のスキル向上が加速します。例えば、ある製造業の企業では、ChatGPTが従業員の過去の学習データを基に、各個人に最適化された研修プログラムを作成しています。

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